Не перебарщивать с голосовыми и другие правила переписки в мессенджерах
Фото
Getty Images/iStockphoto

В современном мире изменился формат общения и скорость передачи информации. Возникновение мессенджеров, с одной стороны, привело к упрощению многих процессов. Никто сегодня не хочет говорить по телефону: все просят отправить данные в WhatsApp или Telegram. Появилась возможность быстро решать рабочие вопросы — здесь и сейчас, не отвлекаясь на лишние разговоры.

С другой стороны, захламленность телефона может снижать уровень внимания, когда вы пишете потенциальному клиенту, партнеру, журналисту. Из-за слишком большого объема информации, который поступает прямо в наш телефон, внимание становится избирательным. Чтобы вас услышали и поняли, важно придерживаться определенных правил деловой переписки в мессенджерах, о которых рассказала эксперт по коммуникациям Дарья Осипова.

Дарья Осипова

Эксперт по коммуникациям, руководитель PR-агентства, создатель «Школы пиарщика»

Формула делового общения

Классическая формула делового общения при первичном знакомстве (т.е. когда  человек на том конце вас не знает и по умолчанию относится к вам как к «спаму») в мессенджере состоит из 4 частей:

  • приветствие (обращение по имени повысит интерес к вашему сообщению);

  • представление (коротко, кто вы и откуда знаете оппонента);

  • комплимент (только, пожалуйста, не льстите и не переборщите с оценочными, типа «блестящий», «великолепный»);

  • вопрос (спросите, интересно ли ваше предложение).

Например: «Андрей, добрый день! Меня зовут Алина, я представляю компанию „имя“. На прошлой неделе участвовала в вашем мастер-классе. Очень понравились ваши идеи о пользе и эффективности краткосрочного обучения и применения знаний на практике. Хотели бы предложить выступить для нашей ЦА, на мероприятии, 18 ноября в „Москва-Сити“. Скажите, вам было бы это интересно?»

Всегда пишите максимально конкретно, не растекайтесь по древу и не используйте штампы «хотел бы предложить взаимовыгодное сотрудничество». Во-первых, люди уже привыкли к тому, что за этими словами стоит что-то совершенно не взаимовыгодное. Во-вторых, когда вы предлагаете что-то не конкретное, создается впечатление, что вы сами не знаете, чего хотите и как бы предлагаете оппоненту решить за вас.

Пока вам не ответили «ОК!» или «Да, интересно!» на подобное сообщение, нельзя высылать никакой подробной информации, пресс-релизов, договоров, маркетинг-китов, т.е. не стоит закидывать непрошенными файлами собеседника. Сначала важно спросить, нужно ли ему это. Если да, спросите, куда отправить подробную информацию (на электронную почту, Telegram или др.)

Не перебарщивать с голосовыми и другие правила переписки в мессенджерах
Фото
Getty Images/Caiaimage

Рабочее время — это когда ты работаешь

Написать или ответить в мессенджерах можно в любое время. В этом и заключается их главное преимущество. Сегодня настолько легко можно устанавливать деловое общение с коллегами и партнерами из других стран, что временные рамки такого общения из-за часовых поясов сильно размазались.

Любой может поставить телефон на «беззвучку» в часы, когда отдыхает, поэтому зачастую сообщения в стиле «у меня идея» вы можете получить и в 5 утра. Ну, что поделать, если идея пришла в такое время. Но! Не придерживаться режима, не соблюдать элементарного баланса между жизнью и работой и находиться круглосуточно в рабочем режиме может быть очень вредно для вашего здоровья.

Поэтому лучше придерживайтесь общепринятого рабочего времени: с 9:00 до 19:00. С партнерами на другом конце планеты можно оговорить индивидуальное время созвонов, например, 8 утра или 8 вечера.

Формулируйте мысли кратко, емко и не спамьте

Если вы пишете сообщение клиенту, коллеге или руководителю, помните простое правило: одно предложение — одна мысль. Разбейте текст на 2-3 коротких сообщения по смыслу. И не ходите вокруг да около. Вопросы, не относящиеся к делу, например, «как дела», «как погода», будут раздражать. Сразу скажите, чего хотите.

Не пытайтесь уместить все смыслы в одно сообщение, как это делают, например, рассыльщики спама в директе Instgram. На такие сообщения очень быстро формируется защитная реакция: удалить, архивировать, заблокировать. Вряд ли это то, на что вы рассчитываете. И чем более востребованному человеку вы пишете, тем выше вероятность получить бан на автомате.

Сохраняйте логическую цепочку сообщений

Не заставляйте людей делать лишнюю работу: упрощайте путь к получению информации. Если вы общаетесь в рабочем чате, где более двух человек, и отвечаете на недавний вопрос (или обновляете информацию по нему), то делайте это через опцию «Ответить».

Заботьтесь об удобстве тех, с кем вы общаетесь в мессенджере, даже если вы дополняете свое собственное сообщение. Так человек увидит не ваш «голый» ответ на вчерашний-позавчерашний вопрос, а связку — «вопрос — ваш ответ». И логическая цепочка восстановится.

Избегайте офтопов

Если вы в рабочем чате, дважды подумайте, следует ли туда писать сообщения, не связанные с темой проекта. Это может вызывать как минимум недоумение ваших коллег. Все личные вопросы лучше решать один на один, а контент, находящийся за пределами бизнес-общения, будет отвлекать сотрудников и коллег.

Придерживайтесь субординации в голосовых сообщениях
Фото
Getty Images/Westend61

Придерживайтесь субординации в голосовых сообщениях

Голосовые сообщения плотно вошли в нашу жизнь. Несмотря на то, что многие считают запись голосовых корпоративным раздражителем, у них все же есть масса преимуществ перед текстовыми сообщениями. Человеческий голос позволяет гораздо более точно передать настроение, эмоции, оттенки. Мы «считываем» друг друга по голосу, понимаем, насколько настроен, дружелюбен, уверен в себе или раздражен собеседник. Это дает гораздо больше вариантов для маневров при общении.

Преимущество голосовых еще и в том, что они помогают сформировать доверие к себе. Вот почему так распространена запись голосового сообщения от спикера или руководителя. Этот голос не только узнаваем, он имеет совершенно другое влияние на людей, создает иллюзию близости.

Злоупотребление голосовыми: слишком большое количество, затянуто (когда вы начинаете «мычать» в трубку) и не по делу, могут привести к тому, что ваши голосовые просто перестанут слушать.

Если вам отправляют голосовые и вы не можете их не прослушать, потому что это сообщение от клиента или руководителя, воспользуйтесь функцией ускоренного прослушивания. Сегодня такая функция есть в WhatsApp и Telegram, очень сильно помогает сэкономить время. Важно придерживаться субординации при отправке голосовых. Вряд ли ваш руководитель оценит, если вы отправите ему 5-6 голосовых с своими размышлениями вместо короткого отчета.

Правда, у голосовых есть существенный минус — невозможно найти нужное сообщение по слову или фразе через функцию «Поиск». Это неудобно, особенно если речь идет о рабочем чате с множеством участников.

Видео сообщения уместны только в аудитории
Фото
Getty Images/iStockphoto

Видеосообщения уместны только в аудитории

Видеосообщения, аналог голосовых, но с более расширенным функционалом передачи эмоций и смыслов. Сегодня такая функция есть в Telegram. В деловой переписке оно не слишком уместно, но в чатах с большим количеством участников, где есть лидер (человек, на котором завязаны главные организационные процессы или спикер, тренер), это возможно. При таком формате все слушают одного главного выступающего.

Не увлекайтесь функцией «удалить сообщение»

Возможность удаления сообщений, безусловно, спасает многих. Функция реализована во всех мессенджерах. В директе Instagram (запрещенная в России экстремистская организация) она представлена как «Отменить отправку».

Но, прежде чем ей воспользоваться, подумайте, что человек, с которым вы общаетесь, может видеть все всплывающие сообщения. Если не знаете, о чем писать, лучше лишний раз не открывать окно мессенджера. Ваш собеседник может заметить отметку «сообщение удалено». А если таких сообщений будет несколько, это вызовет недоверие к вам как к ненадежному человеку, который сам не знает, чего хочет.

Не перебарщивайте с отправкой в мессенджер файлов (Word, Excel)

Пользуйтесь сервисами облачного хранилища (например, Google Drive), сгружая все необходимое туда и открывая доступ для редактирования, а в сам чат отправляйте ссылку на документ. Если все время нагружать мессенджер файлами, со временем переполненная память в смартфоне испортит настроение кому угодно.